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AGB

§ 1 Anwendungsbereich, Ausschließlichkeit, Änderungen

  1. Die WHISTLEPROOF UG (haftungsbeschränkt), im nachfolgenden nur WHISTLEPROOF genannt, ist ein Serviceunternehmen mit Hauptsitz in 59348 Lüdinghausen, welches auf Erbringung von Servicedienstleistungen im Zusammenhang mit dem Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) spezialisiert ist.

  2. Das Angebot von WHISTLEPROOF richtet sich ausschließlich an Unternehmer:innen, juristische Personen des privaten und öffentlichen Rechts und an öffentlich-rechtliche Sondervermögen (§ 310 Absatz 1 BGB), nicht dagegen an Personen oder sonstige Einrichtungen, die zu privaten Zwecken handeln. WHISTLEPROOF erbringt keine Leistungen an Verbraucher:innen im Sinne des § 13 BGB.

  3. Die vorliegenden Allgemeinen Geschäftsbedingungen (AGB) sind Vertragsbestandteil und gelten für alle, somit auch zukünftigen Geschäftsbeziehungen zwischen WHISTLEPROOF und ihren Kunden (im nachfolgenden auch Auftraggeber genannt). Die AGB werden von den jeweiligen Auftraggebern in vollem Umfang in der zum Zeitpunkt des Vertragsschlusses geltenden Fassung akzeptiert. Von diesen Bedingungen abweichende Regelungen, insbesondere auch etwaigen AGB des Auftraggebers, wird hiermit widersprochen.

  4. Soweit WHISTLEPROOF ihre AGB aktualisiert, wird sie die Auftraggeber unverzüglich über die neue Fassung informieren. Die neuen AGB werden Vertragsbestandteil, wenn der Auftraggeber ihnen zugestimmt hat oder den AGB nicht innerhalb von zwei Wochen nach Mitteilung der Aktualisierung widerspricht.

 

§ 2 Vertragsangebot

  1. Alle Vertragsangebote von WHISTLEPROOF sind freibleibend, sofern im Angebot nicht ausdrücklich etwas anderes bestimmt wird.

  2. Der Vertragsschluss kommt zustande, wenn der Auftraggeber ein Vertragsangebot von WHISTLEPROOF schriftlich bestätigt oder der Auftraggeber und WHISTLEPROOF wechselseitig einen Servicevertrag rechtswirksam unterzeichnet haben.

 

§ 3 Grundsätzliches zur Leistungserbringung

  1. Die Einzelheiten der Leistungserbringung durch WHISTLEPROOF werden in einem Angebot und der Auftragsbestätigung (zusammen auch der „Servicevertrag“) festgelegt. 

  2. Im Übrigen gelten die Bestimmungen dieser AGB.

§ 4 Leistungen

  1. WHISTLEPROOF erbringt im Auftrag des Auftraggebers sämtliche Leistungen, die für den ordnungsgemäßen Betrieb einer internen Meldestelle gemäß §§ 12 ff. HinSchG vorzuhalten sind. 

  2. WHISTLEPROOF fungiert als ausgelagerte, interne Meldestelle des Auftraggebers. Leistungen einer externen Meldestelle werden durch WHISTLEPROOF nicht erbracht. 

  3. Im Einzelnen erbringt WHISTLEPROOF im Auftrag des Auftraggebers die folgenden Leistungen: a) WHISTLEPROOF betreibt die Meldekanäle gemäß § 16 HinSchG in mündlicher, telefonischer und schriftlicher Form. WHISTLEPROOF richtet eine digitale Plattform für Meldungen ein. b) WHISTLEPROOF erbringt als interne Meldestelle die Leistungen gemäß § 17 HinSchG. Dazu zählt insbesondere die Bestätigung des Eingangs einer Meldung gegenüber den Hinweisgeber:innen, die Prüfung, ob ein Verstoß i.S.d. § 2 HinSchG vorliegt, die Kontaktverfolgung mit den Hinweisgeber:innen, die Stichhaltigkeit der eingegangenen Meldung, das Ersuchen der Hinweisgeber:innen um weitere Informationen sowie das Ergreifen von angemessenen Folgemaßnahmen. WHISTLEPROOF führt für den Auftraggeber den gesamten Prozess sowie die Kommunikation mit dem Hinweisgeber, soweit § 17 Absatz (2) HinSchG dies verlangt. c) WHISTLEPROOF ergreift schließlich nach Eingang einer Meldung geeignete Folgemaßnahmen. Dazu zählt, gemäß § 18 HinSchG, insbesondere die Durchführung interner Untersuchungen bei dem Auftraggeber, der Verweis der hinweisgebenden Person an andere zuständige Stellen, der Abschluss des Verfahrens aus Mangel an Beweisen oder aus anderen Gründen sowie die Abgabe des Verfahrens an andere Stellen des Auftraggebers oder an eine zuständige Behörde.

  4. WHISTLEPROOF entscheidet über Zeit und Ort des Einsatzes für den Auftraggeber nach eigenem Ermessen. In dringenden Fällen steht WHISTLEPROOF auch kurzfristig zur Verfügung. WHISTLEPROOF ist nicht abhängig von Weisungen des Auftraggebers.

  5. WHISTLEPROOF übt die Tätigkeit in den eigenen Räumlichkeiten aus.

  6. WHISTLEPROOF ist es gestattet, zur Erfüllung dieses Vertrags geeignetes eigenes Personal einzusetzen. Die eigene Verantwortlichkeit von WHISTLEPROOF bleibt davon unberührt.

  7. WHISTLEPROOF behält sich das Recht vor, die zwischen den Parteien vereinbarten Leistungen zu erweitern oder zu verändern sowie die Schwerpunktsetzung anzupassen. WHISTLEPROOF ist zu einer Leistungsanpassung insbesondere dann berechtigt, wenn solche auf Umständen gründet, die WHISTLEPROOF nicht beeinflussen kann (z.B. Verantwortungsbereich von Dritten, Änderungen der gesetzlichen Vorschriften, Veränderungen der Marktbedingungen). WHISTLEPROOF trifft hierbei ihre Entscheidungen nach Recht und Gesetz und, sofern gesetzlich vorgesehen, unter Ausübung eines ihr eingeräumten Ermessens und unter Beachtung der berechtigten und schützenswerten Interessen des Auftraggebers und der Hinweisgeber:innen.

 

§ 5 Kommunikation

Der Auftraggeber benennt einen Verantwortlichen in seinem Unternehmen, der die Kommunikation mit WHISTLEPROOF und die Koordination weiterer interner Ressourcen des Auftraggebers übernimmt („Hauptansprechpartner“) sowie eine Vertreter:in für den Fall, dass die Hauptansprechpartner:in durch den eingereichten Hinweis selbst betroffen ist oder selbst betroffen sein könnte.

 

§ 6 Mitwirkungs- und Mitteilungspflichten des Auftraggebers

  1. Der Auftraggeber ist verpflichtet, WHISTLEPROOF bei der Einrichtung und dem Betrieb der internen Meldestelle nach besten Kräften zu unterstützen.

  2. Der Auftraggeber stimmt der Einrichtung der verschiedenen Meldekanäle durch WHISTLEPROOF zu. 

  3. Der Auftraggeber teilt WHISTLEPROOF zu Beginn der jeweiligen Vertragslaufzeit die zutreffende Zahl der hinweisgebenden Personen mit, auf Anforderung auch mittels einer Namensliste. Zu den hinweisgebenden Personen des Auftraggebers zählen Vollzeit-/Teilzeitbeschäftigte, geringfügig Beschäftigte, Aushilfen, freie Mitarbeiter:innen und alle sonstigen Personen, die als Hinweisgeber:innen im Sinne des HinSchG gelten ("Hinweisgebende Personen"). Nicht erfasste Mitarbeiter:innen erhalten keinen Zugang zu der von WHISTLEPROOF betriebenen Meldeplattform. WHISTLEPROOF weist ausdrücklich darauf hin, dass die Meldestelle nicht ordnungsgemäß betrieben werden kann, wenn nicht alle hinweisgebenden Personen des Auftraggebers gemeldet sind.   

  4. Ferner stellt der Auftraggeber sicher, dass hinweisgebenden Personen der Zugang zu den von WHISTLEPROOF eingerichteten Meldekanälen ungehindert ermöglicht wird. Erlangt der Auftraggeber Kenntnis davon, dass hinweisgebenden Personen der Zugang zu den Meldekanälen von WHISTLEPROOF versagt, erschwert oder in anderer Weise unmöglich gemacht wird, so informiert der Auftraggeber WHISTLEPROOF unverzüglich. 

  5. Schließlich informiert der Auftraggeber WHISTLEPROOF ebenso unverzüglich über alle sonstigen Umstände, die den Betrieb der Meldestelle stören, beeinträchtigen oder behindern.           

 

§ 7 Vertragslaufzeit/Verlängerung/Kündigung

  1. Der Vertrag zwischen WHISTLEPROOF und dem Auftraggeber hat eine Laufzeit von 12 Monaten (“Vertragslaufzeit“). Während dieser Laufzeit ist eine ordentliche Kündigung beidseitig ausgeschlossen. 

  2. Die Vertragslaufzeit verlängert sich jeweils um weitere 12 Monate, wenn der Vertrag nicht entweder von WHISTLEPROOF oder von dem Auftraggeber mit einer Frist von 3 Monaten vor dem jeweiligen Vertragsende gekündigt wird. Kündigungen müssen schriftlich erklärt werden. 

  3. Das Recht beider Vertragsparteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt von vorstehenden Regelungen unberührt.

  4. Mit dem Wirksamwerden einer Kündigung des Vertrages enden zugleich die Befugnisse von WHISTLEPROOF als Meldestelle des Auftraggebers. WHISTLEPROOF wird etwaig noch anhängige Verfahren einstellen und die Bearbeitung an eine von dem Auftraggeber benannte Meldestelle übergeben. Zudem wird WHISTLEPROOF den Hinweisgeber:innen eines noch laufenden Verfahrens über die Beendigung des Vertrages und die Übergabe des Verfahrens an die neue Meldestelle schriftlich unterrichten. Es obliegt in diesem Fall dem Auftraggeber, ab dem Wirksamwerden der Kündigung eine Meldestelle einzurichten oder zu beauftragen und sicher zu stellen, dass die neue Meldestelle den Anforderungen des HinSchG entspricht.

 

§ 8 Vergütung

  1. Der Auftraggeber zahlt WHISTLEPROOF für die Einrichtung und den Betrieb der internen Meldestelle eine monatliche Vergütung. Die Vergütung berechnet sich anhand der Zahl der von dem Auftraggeber gem. § 6 gemeldeten hinweisgebenden Personen im Zeitpunkt des Zustandekommens des Vertrages. 

  2. Die Vergütung ist eine Netto-Vergütung und wird zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer in Rechnung gestellt. 

  3. Die vereinbarte Vergütung gilt für die jeweilige Vertragslaufzeit. 

  4. Das Zahlungsziel beträgt 7 Bankarbeitstage, sofern nichts anderweitiges schriftlich mit dem Auftraggeber vereinbart wurde.

  5. Von der pauschalen Vergütung nicht mitumfasst sind solche Kosten, die entstehen, wenn WHISTLEPROOF im Zusammenhang mit der Bearbeitung von eingehenden Hinweisen oder im Zusammenhang mit der Durchführung von Folgemaßnahmen Dritte beauftragt. Dritte im Sinne dieser Regelung sind solche natürlichen oder juristischen Personen, die über eine spezielle Fachexpertise verfügen, deren Hinzuziehung seitens WHISTLEPROOF für die ordnungsgemäße und richtige Bearbeitung eines eingehenden Hinweises für erforderlich gehalten wird. Diese Kosten werden dem Auftraggeber zusätzlich, jedoch ohne Aufschlag, weiterbelastet.

  6. Falls für die Tätigkeit von WHISTLEPROOF Reisen erforderlich sind, werden die Reisekosten gegen Nachweis nach tatsächlichem Aufwand vom Auftraggeber erstattet.

  7. Reisen erfolgen nur nach gesonderter Beauftragung durch den Auftraggeber. Fahrten, die von der WHISTLEPROOF mit einem firmeneigenen PKW durchgeführt werden, werden abgerechnet mit 0,80 €/km. Wenn Kundenprojekte Flüge oder Hotelübernachtungen voraussetzen, wird dies im Vorfeld mit dem Auftraggeber abgestimmt. Die Kosten hierfür sind ebenfalls vom Auftraggeber zu tragen.

  8. Die monatlichen Zahlungen erfolgen in der Regel über ein vom Auftraggeber zu erteilendem SEPA-Basis-Lastschriftmandat. Die Abbuchung erfolgt durch die WHISTLEPROOF termingerecht zum Ende des vereinbarten Zahlungsziels. Zahlung durch Überweisung ist nur in Ausnahmefällen möglich und muss vor Auftragsvergabe schriftlich vereinbart werden.

 

§ 9 Verschwiegenheitspflicht

  1. WHISTLEPROOF ist verpflichtet, über alle Informationen im Zusammenhang mit der Einrichtung und dem Betrieb der Meldestelle Stillschweigen zu bewahren, soweit nicht der Sinn und Zweck des HinSchG dem entgegensteht.

  2. Die Verschwiegenheitspflicht besteht nicht, wenn und soweit WHISTLEPROOF vom Auftraggeber von dieser Verpflichtung entbunden wurde.

  3. Die Verschwiegenheitspflicht besteht auch dann nicht, wenn die Offenlegung von Informationen a) zur Wahrung berechtigter Interessen der hinweisgebenden Personen auch unter Berücksichtigung etwaiger entgegenstehender Interessen des Auftraggebers unerlässlich ist; b) soweit der Auftragnehmer gesetzlich zur Offenbarung verpflichtet ist, insbesondere gegenüber einer anderweitigen, sonstigen Organisationseinheit bei dem Auftraggeber (§ 18 Nr. 4 lit. a HinSchG) oder gegenüber zuständigen Behörden (§ 18 Nr. 4 lit. b HinSchG).

  4. Diese Verschwiegenheitspflicht des Auftragnehmers besteht über die Dauer des Vertragsverhältnisses fort.

  5. Mitarbeiter:innen und weitere Erfüllungsgehilfen von WHISTLEPROOF sind im gleichen Umfang wie die Parteien selbst zur Verschwiegenheit zu verpflichten. Die Parteien weisen dies auf Anfrage wechselseitig nach.

 

§ 10 Datenschutz und Informationssicherheit

  1. WHISTLEPROOF ist verantwortlich dafür, dass alle Informationen, die sie im Zusammenhang mit ihrer Tätigkeit für den Auftraggeber erlangt, in einer dem Stand der Technik entsprechenden Weise vor dem unbefugten Zugriff durch Dritte geschützt werden.

  2. WHISTLEPROOF verpflichtet sich ferner, diese Daten und Informationen sowie ihr darüber hinaus im Zusammenhang mit der Erfüllung dieses Vertrags oder gelegentlich der Vertragserfüllung zur Kenntnis gelangende personenbezogene Daten und sonstige vertrauliche unternehmensinterne Umstände, Daten und Informationen vertraulich zu behandeln, nicht Dritten verfügbar oder auf sonstige Weise zugänglich zu machen oder zu offenbaren und nur zum Zweck der Vertragserfüllung zu nutzen oder zu verwenden.

 

§ 11 Haftung

  1. WHISTLEPROOF haftet bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit für alle von ihr verursachen Schäden unbeschränkt.

  2. Bei leichter Fahrlässigkeit haftet WHISTLEPROOF im Falle der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit unbeschränkt.

  3. Soweit die Haftung des Auftragnehmers nach den vorgenannten Vorschriften ausgeschlossen oder beschränkt wird, gilt dies auch für Erfüllungsgehilfen des Auftragnehmers.

  4. Die Haftung für mittelbare und unvorhersehbare Schäden, Produktions- und Nutzungsausfall, entgangenen Gewinn, ausgebliebene Einsparungen und Vermögensschäden wegen Ansprüchen Dritter, ist im Falle einfacher Fahrlässigkeit – außer im Falle der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit – ausgeschlossen.

 

§ 12 Anwendbares Recht, Gerichtsstand, Teilnichtigkeit

  1. Für diese Geschäftsbedingungen und die gesamten Rechtsbeziehungen zwischen WHISTLEPROOF und dem Auftraggeber gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland. Die Anwendung des UN-Kaufrechts (CISG) wird hiermit ausdrücklich ausgeschlossen.

  2. Soweit der Auftraggeber Vollkaufmann i. S. des Handelsgesetzbuchs, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen ist (§ 310 Absatz 1 BGB), ist der Sitz von WHISTLEPROOF ausschließlicher Gerichtsstand für alle sich aus dem Vertragsverhältnis unmittelbar oder mittelbar ergebenden Streitigkeiten.

  3. Sollte eine Bestimmung in diesen Geschäftsbedingungen oder eine Bestimmung im Rahmen sonstiger Vereinbarungen unwirksam sein oder werden, so wird hiervon die Wirksamkeit aller sonstigen Bestimmungen oder Vereinbarungen nicht berührt.

 

WHISTLEPROOF

Lüdinghausen, Stand Mai 2023

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