1. Was ist WHISTLEPROOF?
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WHISTLEPROOF ist eine Gesellschaft mit Sitz in Lüdinghausen, die für Unternehmen, Behörden und sonstige öffentliche Einrichtungen die Errichtung und den Betrieb einer vollintegrierten Meldestelle nach den Kriterien des Hinweisgeberschutzgesetzes (HinSchG) übernimmt. WHISTLEPROOF ist eine gesetzeskonforme interne Meldestelle für Ihr Unternehmen/Ihre Kommune.
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2. Welche Leistungen erbringt WHISTLEPROOF?
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WHISTLEPROOF bietet Unternehmen und juristischen Personen des öffentlichen Sektors eine vollständige und vollintegrierte Lösung (All-in-One) zur Erfüllung der gesetzlichen Vorgaben des Hinweisgeberschutzgesetzes an. Das umfasst das Einrichtung und den Betrieb der vorgesehenen Meldestelle sowie das fachkundige und von Volljuristen geführte Management der eingehenden Meldungen.
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3. Was ist der Vorteil von WHISTLEPROOF gegenüber anderen Anbietern?
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Die meisten Anbieter von Hinweisgebersystemen bieten nur eine Softwarelösung für den digitalen Betrieb der Meldestelle. Damit ist die Meldestelle aber unvollständig. WHISTLEPROOF kombiniert eine gesetzeskonforme Meldestelle inkl. eines digitalen Kanals und übernimmt zusätzlich den kompletten Service und das Management der Meldestelle. WHISTLEPROOF fungiert im Auftrag der Kund:innen als ausgelagerte, interne Meldestelle. Durch die Auslagerung wird die Vertraulichkeit der Hinweisgeber:innen in besonderem Maße hervorgehoben und sichergestellt.
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4. Was ist der besondere technische Vorteil von WHISTLEPROOF?
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Für WHISTLEPROOF steht das Bedürfnis der Hinweisgeber:innen nach Vertraulichkeit m Vordergrund. Das entspricht auch dem Zweck des Hinweisgeberschutzgesetzes. Die digitale Abwicklung erfolgt vollständig und ausschließlich über ISO-zertifizierte Server in Deutschland.
Für den Betrieb der digitalen Plattform bieten wir alternativ zur Nutzung von Standard- Internetbrowsern ohne weitere Kosten auf Wunsch die Nutzung des Tor-Browsers an. Der Tor-Browser erhöht die Sicherheit zusätzlich, indem der Nutzungsverlauf durch mehrere, verschlüsselte Weiterleitungen zwischen den Servern bis hin zum Exit-Node verschleiert wird.
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5. Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz?
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Das deutsche Hinweisgeberschutzgesetz hat seinen Ursprung in der sog. Whistleblower-Richtlinie der Europäischen Union vom 23. Oktober 2019 (2019/1937). Dadurch wurde ein Rechtsrahmen geschaffen, wie Mitarbeiter:innen und Bürger:innen, die anonym oder personalisiert Hinweise zu Verstößen gegen geltendes Recht oder Unternehmensrichtlinien melden, zu schützen sind.
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6. Für wen gilt das Hinweisgeberschutzgesetz?
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Das Hinweisgeberschutzgesetz ist seit Mitte Juni 2023 verpflichtend für alle Unternehmen ab 250 Mitarbeiter:innen und für alle juristischen Personen des öffentlichen Sektors, insbesondere auch für Kommunen; seit dem 17.12.2023 ist es auch verpflichtend für Unternehmen ab 50 Mitarbeiter:innen.
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7. Warum ist WHISTLEPROOF auch für nicht verpflichtete Unternehmen sinnvoll?
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Hinweisgeberschutz ist Unternehmensschutz. Hinweisgeber:innen, die nicht die Möglichkeit haben, sich an eine interne Meldestelle zu wenden und sich deshalb direkt an die Medien oder an eine Staatsanwaltschaft wenden, können für jedes Unternehmen und für jede öffentliche Körperschaft belastend sein, unabhängig von deren Größe.
Darüber hinaus ist die interne Meldestelle ein wichtiger Bestandteil der Compliance-Strategie und kann auch als Sammelstelle für Ideen und Innovationen genutzt werden.
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8. Welche Funktion hat die Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz?
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Die Meldestelle ermöglicht es den Hinweisgeber:innen, die im Rahmen ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangen oder selbst von Verstößen betroffen sind, diese Hinweise geschützt und frei von Repressalien an die Meldestelle weiterzugeben.
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9. Wie wird mit einem relevanten Hinweis verfahren?
Erhält die Meldestelle einen Hinweis, so wird zunächst dessen Eingang gegenüber den Hinweisgeber:innen bestätigt. Die Meldestelle fasst dann den gemeldeten Sachverhalt zusammen und nimmt eine tatsächliche und rechtliche Würdigung aller erheblichen Fakten vor. Die Meldestelle kann schließlich selbst geeignete Maßnahmen ergreifen, damit beispielsweise rechtswidriges Handeln in einem Unternehmen abgestellt wird.
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10. Unsere Firma/KOmmune hat einen Betriebsrat/Personalrat, brauche ich eine meldestelle?
Ja. Der Betriebsrat oder Personalrat erfüllt nicht die Voraussetzungen an eine interne Meldestelle nach dem Hinweisgeberschutzgesetz. Die interne Meldestelle hat sich insbesondere mit Verstößen gegen Strafvorschriften nach deutschem Recht und darüber hinaus mit sämtlichen Verstößen gegen Rechtsvorschriften, die zur Umsetzung europäischer Regelungen getroffen worden sind, zu befassen; dazu gehören insbesondere Regelungen des Verbraucherschutzes, des Vergaberechts, der Rechnungslegung bei Kapitalgesellschaften und des Umweltschutzes etc.
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11. Muss der Betriebsrat/Personalrat der einrichtung einer internen Meldestelle zustimmen?
Der Betriebsrat hat kein Mitbestimmungsrecht nach § 87 BetrVG, soweit nicht eine anderslautende gesetzliche oder tarifliche Regelung besteht. Für das Hinweisgeberschutzgsetz ist dies bislang nicht vorgesehen.
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12. Was passiert, wenn die interne Meldestelle nicht rechtzeitig eingerichtet wird?
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Das Gesetz sieht zwei Sanktionsarten vor:
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Unternehmen oder auch Kommunen, die ihrer Pflicht zur Einführung und zum Betrieb einer internen Meldestelle nicht nachkommen, werden mit einer Geldbuße in Höhe bis zu 20.000 Euro sanktioniert.
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Mit einem Bußgeld in Höhe bis zu 50.000 Euro wird sanktioniert, wer eine Meldung oder die darauffolgende Kommunikation verhindert (oder dies versucht), wer eine verbotene Repressalie ergreift (oder dies versucht) oder wer vorsätzlich oder leichtfertig das Vertraulichkeitsgebot missachtet. Wenn fahrlässig das Vertraulichkeitsgebot missachtet wird, droht ein Bußgeld in Höhe bis zu 10.000 Euro.
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13. Entstehen neben den vereinbarten Kosten weitere, versteckte Kosten?
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Nein, bei der Nutzung von WHISTLEPROOF entstehen keine weiteren Kosten, egal wie umfangreich die Arbeit oder die Anzahl der eingehenden Hinweise ist. Mit der Vergütungspauschale sind alle Kosten von WHISTLEPROOF für die Führung der Meldekanäle und die rechtliche Hinweisbearbeitung abgegolten. Zu dieser Grundregel bestehen zwei Ausnahmen: (i) wenn aufgrund von Komplexität eines Hinweises notwendigerweise zusätzliche Expertise (z.B. Wirtschaftsprüfer:innen oder Bausachverständige) hinzugezogen werden muss (gilt nur in äußersten Ausnahmefällen und nach vorheriger Kostenrücksprache mit dem Auftraggeber) oder (ii) WHISTLEPROOF im Zusammenhang mit der Bearbeitung eines Hinweises Reisekosten entstehen (z.B. Fahrt zum Unternehmen des Auftraggebers oder zu Behörden etc.) In diesen beiden Fällen werden die Zusatzkosten dem Auftraggeber belastet.
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14. Wie lange dauert die Einrichtung der Meldestelle durch WHISTLEPROOF?
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Die Meldestelle kann innerhalb weniger Tage eingerichtet werden. Für die Einrichtung entstehen keine gesonderten Kosten.
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15.Erfolgt eine Einbindung der Meldeplattform in die IT-Landschaft des Unternehmens?
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Nein. Die von WHISTLEPROOF betriebene Meldestelle ist fachlich und technisch vollständig getrennt von den Einrichtungen der Kund:innen. Für die Nutzung des digitalen Kanals der Meldestelle erhalten die Hinweisgeber:innen einen gesonderten Zugang, den sie von jedem beliebigen Arbeitsplatz oder digitalem Medium aus verwenden können.